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        行業資訊

        崗位描述書培訓問答及討論總結

        更新時間:2016-04-08來源:世友人力資源公司

        11月20日及21日,顧問組主持了4場如何填寫崗位描述書的培訓,共有約200人參加。以下就現場提出的主要問題以及顧問組及人力資源部同事的解答作出總結。貴方可考慮將此文總結成“FAQ”放在CIS 網上。

        主要問答

        1. 描述書是否專為崗位評估服務?

        不是。它是崗位評估的重要根據,但同時它為其他人力資源管理做鋪墊。就象我們在培訓時講到的,企業招聘,晉升,培訓等等各個環節都建立在完整的崗位信息基礎之上。人力資源部及電腦中心目前合作制作的“崗位描述書提交系統”就是建立完整崗位信息平臺的開端。

        2. 為什么崗位描述書有任職者代表填寫,而不是由主管填寫?如何保證描述書填寫的內容真實?

        首先,在一個企業為建立崗位分析及評估系統而收集崗位信息時,市場的普遍作法都是從任職者那里獲取最原始資料,之后由主管審核。在這樣的過程中,上下級之間可以檢討是否在崗位職責方面有任何誤解,主管對員工的要求是否得到員工清晰的領會。同時這樣的作法也避免了有很多下屬的主管花費太多時間來填寫描述書。在系統建立起來之后,修正描述書或撰寫新崗位的描述書的工作通常由主管及人力資源部共同負責。

        其次,任職者代表參加培訓,了解項目目的及描述書的填寫方法,這本身是一個非常好的溝通和培訓的過程,是現代企業管理所推崇的。事實也證明,越多員工響應,企業改革和進取的過程就越順利。

        關于如何保證任職者起草的崗位描述書內容的準確性,我們可以回顧一下項目的流程。任職者填寫之后,需與主管討論,共同修正。之后所有描述書由人力資源部核實,如下級的崗位數及任職條件的統一標準等。然后顧問組根據描述書草案與主管進行面談,詳細了解每個基準崗位的內容,從專業及客觀的角度就描述書內容進行檢查,之后將描述書以標準格式進行整理。在這項工作之后,顧問組還要和評估小組一起展開討論,就每一個基準崗位的內容再次進行驗證,含糊不清的會再與有關主管聯系。整理完成的描述書最終由部長批準。所以經過這樣一個反復論證的過程,顧問公司根據他們的經驗,認為描述書的準確性是可以保證的。

        3. 描述書收集的是“正在做的”,還是“應該做的”?

        描述書收集的是“應該做的”。這也是我們在培訓中強調的“寫崗位,不寫人”。任職者在填寫時要謹記這個原則,主管也要用這個標準去審核。在之后的各層級審核過程中,這一項都會得到進一步核實及修正。

        4. 目前組織結構還沒最終確定,如何填寫組織關系?

        在此階段,請按照現有的組織結構來填寫上下級關系。公司會統一標準并做必要的集體修正。

        5. 如果副職沒有組織關系上的下級,但其實協助正職管理所有正職的下屬,這樣的情況如何填寫上下級關系?

        只要組織關系中不是上下級關系,在描述書中就不應該以上下級關系填寫。該副職的此類工作職責應該在“主要崗位職責”以及“上下級關系”中關于團隊的督導中體現。

        6. 如果沒有下級,但經常要組織一些組隊一起工作并做領頭人,這種情況算不算有下級?

        不算。這里收集的是正式的組織關系上的上下級。對于以臨時團隊形式工作的情況,應該在描述書中“上下級關系”一項下面的空格中填寫。

        7. 督導員工數會不會作為崗位評估時考慮的因素?

        不會。

        8. 我們有很多現有的程序,有些詳細到崗,可不可以抄過來?

        這些“程序”如果仍適用,都可以作為崗位描述書的參考,而且是很好的參考。但是由于崗位描述書收集信息的格式和目的與其他“程序”不同,所以仍要嚴格按照描述書的要求來填寫。

        9. 如果有些崗目前在做幾個崗的工作,如何填寫?

        原則上來講,每一個崗都獨立存在,臨時性的崗位職責不應包括在描述書的內容中。如遇到一崗多職而難以分辨時,請與您的上級主管討論。

        10. 為什么“主要崗位職責”的每一條一定要寫“目的”?

        崗位價值中一個重要的體現就是崗位責任,即責任的性質及范圍。所以崗位所承擔的每一項任務都有它的責任,清晰了解這些責任和工作目的是合理評估崗位的基礎。另外,崗位信息的收集要為今后其他人力資源的系統和流程服務,崗位職責中的“目的”是設定績效指標的重要參考。最后,員工在填寫職責和目的時的思考過程可以有效幫助本人整理自身工作過程及明確各項職責的重要性,也可將各職責的目的匯總后,檢討“崗位設置目的”是否全面準確。

        11. 如何填寫“主要崗位職責”中的“時間分配”?它與各項崗位職責的次序有什么關系?開會時間如何在“時間分配”中體現?

        首先,非常關鍵的一點,這里收集的是“職責”,而不是“工作方式”,開會及處理電子郵件等是”工作方式“。其次,職責各項的排列順序應該是按照您認為的職責重要性來排,而“時間分配”應在列出各項職責之后用100個百分點按時間的花費給各項職責分配一個比例??倲祽撌?00%。

        12. 填寫“崗位設置目的”及“主要崗位職責”時是否一定要使用“通過……以實現……”的格式?

        不一定。這個格式只是給大家舉個例子,只要填寫的內容反映了“手段”和“目的”就可以了。

        請注意,“手段”和“目的”要寫清楚,清楚到非本崗位的任職者看到描述內容都可以明白的程度。

        13. 如果2年以后崗位職責發生變化,描述書不適用了怎么辦?

        崗位描述書應該是定期更新的。如果崗位職責發生重大變化時,有必要重新書寫。所以描述書不是一成不變的。

        14. 為什么不在崗位職責中加入量化的衡量目標值?

        主要崗位職責為今后的績效管理奠定基礎,但崗位描述書是靜態的,即如果崗位不變,描述書就不變;而考核的量化目標值是動態的,即根據企業不同階段的業務目標的變化而變化,應在績效管理體系中體現。

        15. 如果崗位負責一些一次性的系統的開發,如何寫在崗位職責中?

        如果崗位負責不斷開發新項目,而每個項目日后的運行/維護/更新是其他崗位做的,那么該崗此項職責的重點就是要“不斷開發新項目”;如果該崗開發某項目之后要負責運行/維護/更新,那么該崗此項職責的重點是“開發及運行/維護/更新系統”

        16. 一些委員會的運作算不算“臨時團隊”?

        在此階段請先填寫,顧問組會在核實具體內容后統一處理。

        17. 為什么描述書中不包括“工作環境”?

        標準的及市場上普遍的描述書中都不包含“工作環境”一項。如果某些崗位需要處在惡劣的環境中工作,而這是該崗的難點之一,可以在“該崗位的工作難點”一項中說明。

        在作練習過程中發現的需要再次提醒的地方:

        1. 在使用專有名詞時,請用全稱及中文填寫,可用括號將中/英文簡寫括起。

        2. 在填寫主要職責時,切記要使用最恰當的動詞,“負責維修工作”這樣的表達不合格。一定要寫明是什么樣的“負責”,如“策劃”、“指揮”、“提供技術支持”、“實施”或“定期檢查”等?!熬S修工作”也太籠統,可以明確什么范圍的什么性質的維修工作等。另外,動詞的選用也要考慮是否夸大或減小了該崗位的職責,如是“制定”還是“協助上級制定”等。

        3. 在考慮職責時也可以參考崗位下一層的各個組隊或職能的工作,如生產部下面有5個處,負責生產的5個方面,那么生產部長的主要職責可以是圍繞這5個方面展開的。

        4. “權限范圍”可參考公司一些現有的分級授權制度中的內容,如校對、復核及批準某些程序或工作等。

        5. “任職條件”中的“其他專業知識”是指該崗由于工作需要必須要掌握的跨部門/組隊/科處工作的知識,它不是單純指其他部門/組隊/科處的專業知識,它更強調的是相互運作關系的知識,如分工是什么,為什么這樣分才是最優的等。比如說負責企業管理系統開發的崗要了解企業中主要部門之間的運作關系及流程才可以設計最有效最優的的管理系統。但該崗不需要了解財務、采購或生產的專業知識。又如,運行處處長需要深入了解生產部下其他各處與自身的運作關系及流程。該崗一定對其他處的專業有部分了解,但這些了解不能取代它所需的對各處間的運作及流程方面的知識??梢哉f,此項是了解崗位在管理方面所需的知識的不同程度。

        至于這個名詞“其他專業知識”如果容易引起混淆,顧問組可考慮用更好的說法替換。

        崗位描述書的審核人員可參考以下主要審核點:

        ü 檢查整個描述書應該填寫的內容是否填寫完整

        ü 上下級關系是否按照組織關系填寫的

        ü “崗位設置目的”是否準確全面,且篇幅合理

        ü “主要崗位職責”是否全面、清晰、準確,并有對“目的”的描述

        ü “主要崗位職責”的書寫格式是否正確,時間分配是否合理

        ü “內外聯系”是否寫明聯系對象的層次,以及聯系目的的層次

        ü “任職條件”是否是崗位的最低要求

        顧問組對于CIS網上“崗位描述書提交系統”的一點建議:

        1. 在設計時最好考慮該系統對今后人力資源系統發展的需要及價值

        2. 在使用時應注意:

        ü 系統應該是有效的輔助工具,它不應該取代員工與主管的面對面溝通。

        ü 系統應該有拷貝或其他后備資料,以防資料遺失。

        ü 建議系統有“信息追蹤”功能,可以方便填寫及修改過程,并提供記憶。

        ü 保證系統安全性,尤其在日后與其他信息(如崗位評估結果)連接時,更需要嚴密的保護措施。

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