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        行業資訊

        工作分析實用技術

        更新時間:2016-04-08來源:世友人力資源公司

        一、 工作分析概述

        1.工作分析的重要性
        1)闡明在公司內誰應該負責什么工作
        2)有助于在職者了解該職位的責任
        3)幫助管理階層分析并改進公司的組織結構
        4)作為職位評價、薪資調查以及建立薪資結構的基礎
        2.工作分析的用途
        1)人力資源規劃
        2)人員招聘及甄選
        3)人員任用及配置
        4)薪資調查
        5)薪資結構
        6)員工培訓及發展
        7)職業規劃
        8)工作評價
        9)職位分類
        10)績效評估
        11)目標管理計劃
        12)工作流程分析
        13)組織研究
        二、工作分析項目

        1.一般資料分析
        (1)工作名稱
        工作名稱標準化,按照有關職位分類、命名的規定或通行的命名方法和習慣確定工作名稱。
        (2)工作代碼
        各項工作按照統一的代碼體系編碼。
        (3)工作地點
        2.工作規范分析
        主要目的:全面認識工作整體。
        (1)工作任務分析
        明確、規范工作行為,如工作的中心任務、工作內容、工作的獨立性和多樣化程度,完成工作的方法和步驟、使用的設備和材料等。
        (2)工作責任分析
        通過對工作相對重要性的了解,配備相應權限,保證責任和權力對應。盡量用定量的方式確定責任和權力。
        (3)督導與組織關系分析
        了解工作的協作關系和隸屬關系。包括:直屬上級、直屬屬下、該工作制約那些工作,受那些工作制約、在那些工作范圍內升遷或調換,協作關系等。
        (4)工作量分析
        目的在于確定標準工作量。如勞動的定額,工作量基準、工作循環周期等。
        3.工作環境分析
        (1)工作的物理環境
        即:濕度、溫度、照明度、噪音、震動、異味、粉末、空間、油漬等以及工作人員和這些因素接觸的時間。
        (2)工作的安全環境
        工作危險性、勞動安全衛生條件、易患的職業病、患病率及危害程度。
        (3)社會環境
        包括工作群體的人數、完成工作要求的人際效應的數量、各部門之間的關系、工作地點內外的文化設施、社會風俗習慣等。
        (4)聘用條件
        包括工作時數、工資結構、支付工資方法、福利待遇、該工作在組織中的正式位置、晉升的機會、工作的季節性、進修的機會等等。
        4.任職條件分析
        (1)教育培訓情況
        受教育、培訓程度,教育、培訓經歷、學歷、資格。
        (2)必備知識
        對使用的機器設備、材料性能、工藝過程、操作規程及操作方法、 工具的選擇和使用、安全技術、企業管理知。
        (3)經驗
        完成工作任務所必須的操作能力和實際經驗。包括:過去從事同類工作的工齡和業績等;從事該項工作所需的決策力、創造力、組織力、適應性、注意力、判斷力、智力以及操作熟練程度。
        (4)心理素質
        完成工作要求的職業性向,包括:體能性向,即任職人應具備的行走、跑步、爬行、跳躍、站立、旋轉、平衡、拉力、推力、視力、聽力等;氣質性向、即任職人應具備的耐心、細心、沉著、勤奮、誠實、主動性、責任感、支配性、情緒穩定性等。

        三、工作分析程序

        1.工作分析準備
        (1)獲得管理層的核準
        不論在任何公司,在進行工作分析之前一定要獲得最高管理階層的支持,而不應該完全由人事部門唱獨腳戲。在和最高管理階層溝通時,應該讓他們了解工作分析將可以使他們更加清楚在做什么,而且讓他們知道公司的人工費用的確是花得很恰當。
        (2)取得員工的認同
        員工對工作分析的認同是相當重要的,如果公司的管理階層沒有做好溝通的工作,告訴員工什么是工作分析,它的目的為何,否則可能會導致負面影響,因為,很多員工會對為什么要做工作分析感到困惑。
        (3)確認工作分析目的
        即確定的取得工作分析資料到底用來干什么?解決什么管理問題?
        (4)建立工作小組
        分配進行工作分析活動的責任和權限,以保證分析活動的順利進行。由公司內部相關人員或外請人員組成工作小組 。委托人力資源管理顧問公司實施。
        2.工作分析設計
        選擇有代表性、典型性的工作(職位),以保證分析結果的質量確定工作分析項目和工作調查的方法。
        (1)制訂工作分析規范
        包括:工作分析的規范用語;工作分析項目標準書。
        (2)選擇信息來源
        信息來源有任職人、管理者、客戶、工作分析人員以及有關工作分析手冊。
        (3)選擇工作分析人員
        工作分析人員一般由顧問公司專業工作分析人員擔任,也可由本公司人員培訓后擔任。工作分析人員應具備一定的經驗和學歷,保持調查分析活動的獨立性。
        3.工作調查
        (1)準備工作調查提綱和各種調查問卷
        A.工作調查提綱
        B.工作調查日程安排
        C.調查問卷
        (2)確定工作調查方法
        在多種調查方法中選擇對本次調查適合的調查方法
        (3)收集有關工作的特征,以及所需的各種信息數據
        A.需要任職人員就調查項目作出如實的填寫或回答
        B.信息要齊全、準確,不能殘缺、模糊
        C.采用某一調查方法不能將工作信息收集齊全時,及時用其他方法補充
        (4)收集任職人員必需的特征信息數據
        同時對各種工作特征和任職人員特征的重要性和發生頻率作出排列或等級評估
        (5)工作調查要點
        A.工作調查前要做充分的準備
        召開說明會、座談會等,使公司的所有工作調查關系人員了解工作調查的方法、步驟,以及實施配合
        B.對調查人員進行培訓
        a.認同。必須使公司全體人員達成對工作分析的認同。
        b.突出工作調查重點。一次工作調查不可能也沒有必要將所有工作信息都收集來,因此,必須事先對本次工作調查的重點加以確定。
        c.盡可能減少工作量。
        d.工作信息要齊全、準確。
        4.工作信息分析
        (1)審核收集到的各種工作信息
        (2)分析、發現有關工作和任職人的關鍵成分
        (3)歸納、總結出工作分析的必要材料和要素
        5.編制工作說明書
        (1)將工作分析結果,以文件的形式表達出來,形成工作說明書
        (2)公司中固定的、經常性的職位均應有工作說明書
        (3)按照統一的規格和要求進行編制

        四、工作調查方法

        1.觀察法
        觀察法是工作分析人員在工作現場運用感覺器官或其他工具,觀察特定對象的實際工作動作和工作方式,并以文字或圖表、圖像等形式記錄下來,來收集工作信息的方法。
        本方法的要點:
        (1)取得調查對象的信任
        (2)不要影響到工作的進行
        (3)詳細記錄有關資料,如需要努力的程度、體力的消耗、噪音、高溫等。
        (4)觀察完成向工作者表示感謝
        (5)和該職位的主管討論觀察的結果
        (6)將觀察的結果匯總整理
        2.訪談法
        通過工作分析人員與任職人員面對面的談話來收集工作信息數據的方法。以較深入的討論來了解他們做的什么工作,為什么要做這些工作,以及如何來做這些工作??梢允且粚σ辉L談或集體訪談。
        開始:取得共識;先討論范圍較廣泛而且一般性的問題,例如工作程序等。
        進行:問一些特定的問題。
        結束:歡迎進一步交談,受訪談人表示感謝。
        建議訪談的問題:
        你向誰報告?
        誰向你報告?
        你在預算上所負的責任如何?(包括預算金額及你的管理的資產價值)
        你的主要職責?
        你怎么運用你大部分的工作時間?
        你分配的工作從何而來?完成的工作送到那里或送給誰?
        你的工作中最具挑戰性的是什么?
        工作之前必須完成那些準備工作?
        你要怎樣提高產品或服務的品質?
        你覺得有那些工作是重要的或不重要的?
        工作過程可以怎樣加以改善?
        可以用什么不同的方式來工作,以降低費用或成本?
        你必須遵循什么原則、規定、政策等以達成你的職責?
        在采取行動之前,有哪些決策必須請示或必須通知你的部屬?
        這個工作你的創意和解決問題的能力有什么樣的挑戰性?
        你和公司內或公司外哪些人有定期性的接觸?這些接觸的原則為何?
        你的接班人在知識和經驗上必須具備哪些資格才能完全地完成你現有的工作?
        請說明你的工作所需要的體力(如果會選的話)。
        你如何回答"為什么需要我這個職位這個問題?
        3.問卷法
        由任職人員填寫經過特別設計的調查問卷,來獲取工作信息的方法。
        調查問卷經過特別設計,任職人員填寫問卷前,最好就填寫要領進行必要的輔導,任職人員獨立填寫, 調查問卷的內容要簡明、扼要,不能過于復雜、繁瑣。
        4.三種方法的利與弊
        以上三種調查方法在工作調查中各有利弊,因此,應根據實際情況選擇使用任何一種單一的調查方法均不足以對工作信息進行完全有效的提取和收集,因此,應當根據以上調查方法的特點配套使用,互相補充。
        (一)觀察法的利與弊
        利:適用于大量標準化、周期短的體力活動為主的工作;直觀。
        弊:不適用于以智力活動為主的工作;不適用于周期長、非標準化的工作;不適用于各種戶外工作;不適用于高、中級管理人員的工作。
        (二)訪談法的利與弊
        利:直接;與任職人員雙向交流,了解較深入;可以發現新的、未預料到的重要工作信息。
        弊:回答問題時可能有隨意性、即時性,準確度有待驗證;工作分析人員的思維定勢或偏見影響判斷和提問;對任職人員工作影響較大;對工作分析人員的素質要求高,工作分析人員素質的高低將對訪談結果產生重大影響;訪談法不能單獨使用。
        (三)問卷法的利與弊
        利:可以面面俱到,收集盡可能多的工作信息;可以收集到準確、規范含義清晰的工作信息;可以隨時安排調查。
        弊:問題事先已經設定,調查難以深入;工作信息的采集受問卷設計水平的影響較大;對任職人知識水平要求較高。

        一般是以問卷法為主,以訪談法和觀察法為輔,開展工作調查。

        五、工作說明書的編制

        1.工作說明書的格式
        工作說明書的基本格式因不同的情況而異,最基本的格式由五大部分構成:職位基本資料、主要目的、工作描述、工作環境、任職資格。
        1)職位基本資料
        包括職位名稱、直屬主管、所屬部門、工資等級、工資標準、所轄人數、工作性質、工作地點、職務分析日期、職務分析人。
        2)主要目的
        3)工作描述
        A.工作概要。
        B.工作活動內容。逐項說明工作活動內容;各活動內容所占時間百分比;活動內容權限;執行依據。
        C.工作職責。逐項列出任職者工作職責。
        D.工作結果。說明任職者執行工作的結果,以定量化為好。
        E.工作關系。此項工作受誰監督,監督誰;說明此工作可晉升的職位、可轉換的職位以及可以升遷至此的職位;與哪些職位發生關系。
        F.工作人員運用設備和信息說明。
        4)工作環境
        A.工作場所
        B.工作環境的危險
        C.職業病
        D.工作時間特征
        E.工作均衡性
        5)任職資格
        A.所需最低學歷
        B.所需培訓經歷
        C.從事本職工作和其他相關工作的年限和經驗
        D.一般能力。如計劃、協調、組織、公關等
        E.興趣愛好
        F.個性特征
        G.職位所需的性別、年齡特征
        H.體能
        職務說明書的內容可依據職務分析的目標加以調整,內容可簡可繁。
        2.工作說明書的編制
        工作說明書的格式可以是多種多樣的,關鍵在于要用統一的格式,準確、簡潔的語言,將上述的五大部份全部或主要部份加以表述,以便形成規范、準確、使用方便的管理文件。
        工作說明書一般由的三大部分組成:
        表頭:表頭的項目有:職位名稱、職位代碼、部門、直屬主管、職等。
        工作職責:逐項說明工作職責。
        任職資格:說明教育(培訓)、經驗、技能、語言、年齡、性別。
        工作說明書可以用表格形式表示,也可用敘述型。

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